ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ С СОТРУДНИКАМИ
После того как вы оформили юридическое лицо или зарегистрировались в качестве индивидуального предпринимателя, а также разобрались с налоговой системой, встаёт важный вопрос оформления трудовых отношений с сотрудниками, которых вы хотите принять на работу. Чтобы не допускать в этом процессе серьёзных нарушений, заберемся с основными положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Трудовой кодекс, ТК РФ).
ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) принимаются работодателями-организациями и работодателями — индивидуальными предпринимателями. Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не вправе принимать локальные нормативные акты.
Локальные нормативные акты, наличие которых обязательно у всех работодателей (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).
| Наименование ЛНА | Статья ТК РФ | Краткая характеристика |
| 1. Штатное расписание | Часть 2 ст. 57 ТК РФ | Применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации |
| 2. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных, например Положение о порядке обработки и защите персональных данных | Пункт 8 ст. 86 ТК РФ | Устанавливают порядок обработки персональных данных работников, порядок передачи персональных данных работников в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя, а также права и обязанности работника и работодателя в этой области |
| 3. График отпусков | Часть 2 ст. 123 ТК РФ | Определяет ежегодную очередность предоставления оплачиваемых отпусков |
| 4. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, например Положение об оплате труда и премировании | Часть 4 ст. 135 ТК РФ | Закрепляют применяемую работодателем систему оплаты труда работников, в т. ч. решение вопроса о составных частях заработной платы, их размерах, порядке и условиях выплаты |
| 5. Правила внутреннего трудового распорядка | Часть 4 ст. 189 ТК РФ | Регламентируют в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок и приёма увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя |
| 6. Правила и инструкции по охране труда для работников | Часть 2 ст. 212 ТК РФ | Закрепляют общие требования безопасности, включающие условия допуска работников к самостоятельной работе, перечень опасных и вредных производственных факторов, перечень специальной одежды и обуви и другие средства индивидуальной защиты, правила по обеспечению пожаро- и взырывобезопасности, оказанию (доврачебной) помощи, личной гигиены; требования безопасности перед началом работы, во время работы и по окончании работы; требования безопасности в аварийных ситуациях. |
Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести кадровый документооборот.
Примерный перечень кадровых документов, которые должен подготовить работодатель:
- Трудовые договоры.
- Штатное расписание.
- Табель учета рабочего времени.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- График отпусков.
- Личные карточки работников.
- Приказы (о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, совмещении, применении дисциплинарного взыскания, поощрении).
- Основания приказов (заявления, объяснительные).
- Книга учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовые книжки.
- Должностные инструкции.
- Правила и инструкция по охране труда.
- Положение о защите персональных данных работников.
- Все документы, касающиеся выплаты заработной платы, отпускных, расчётов при увольнении.
ПРИЁМ НА РАБОТУ СОТРУДНИКА
При приеме на работу необходимо определиться с некоторыми условиями:
- возраст кандидата;
- на основное место работы или по совместительству будет принят человек;
– определиться с перечнем документов, которые необходимо получить у кандидата.
Пошаговая процедура приема на работу.
Оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинское обследование или другие.
1) Медицинское обследование работника в предусмотренных законом случаях.
Согласно ст. 69 Трудового кодекса обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:
лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;
иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) (ст. 213 ТК РФ). Перечень таких работ утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда».
2) Сообщение работодателю обязательных сведений.
Согласно требованиям ст. 64.1 Трудового кодекса граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
3) Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника.
Обязательные документы.
Согласно ст. 65 Трудового кодекса при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю : паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность), СНИЛС, документ воинского учета для военнообязанных, документ об образовании в случае, если работник поступает на работу, требующую специальных знаний или квалификации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Дополнительные документы.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Важно!
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Документы, предъявляемые несовершеннолетним при приеме на работу.
Помимо документов, которые должен предъявить работник в соответствии со ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора с несовершеннолетним работником потребуются еще некоторые документы: согласия родителей, разрешения органа опеки, медицинский документ.
Согласно ст. 63 Трудового кодекса с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста четырнадцати лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.
4) Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приёме работника на работу.
Оформление отношений наёмного труда возможно путём заключения с работником одного из договоров: трудового или гражданско-правового.
Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, где основной обязанностью работника является выполнять определенную трудовую функцию (работать), а основной обязанностью работодателя является выплачивать работнику заработную плату, а также обеспечивать нормальные условия труда. Заключается в соответствии с требованиями Трудового кодекса.
Отличительной чертой трудового договора является субординация сторон: работник подчиняется работодателю и выполняет его распоряжения. Однако работодатель обязан выполнить много обязанностей в отношении работника, от создания благоприятных условий труда до предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, выплаты пособий и т.д.
Гражданско-правовой договор — соглашение сторон о выполнении за плату той или иной работы. К гражданско-правовым договорам относятся все договоры, заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом РФ. При использовании наёмного труда чаще заключаются договоры подряда и возмездного оказания услуг, реже агентский договор.
Необходимо правильно оценить организацию труда работника с учетом основных отличий трудового и гражданско-правового договора:
| Признак | Трудовой договор | Гражданско-правовой договор |
| 1. Стороны договора | Работодатель (организация, ИП) и работник (гражданин) | Заказчик (организация, ИП) и подрядчик (гражданин) |
| 2. Цель работы | Важен процесс трудовой деятельности. Сотрудник выполняет работу на протяжении всего срока действия трудового договора | Важен конечный результат, который подтверждается актом приема-передачи работ |
| 3. Характер работы | Выполнение работ, оказание услуг носит длительный, систематический характер | Разовое выполнение работ, оказание услуг |
| 4. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Работники обязаны подчиняться ПВТР | Исполнители (подрядчики) не обязаны соблюдать ПВТР |
| 5. Оборудование, инструменты и иные средства, необходимые для выполнения работы | Предоставляется работнику в обязательном порядке | Можно не предоставлять. Как правило, исполнители (подрядчики) выполняют работу с помощью собственных инструментов |
| 6. Выполнение работы | Работники обязаны лично выполнять возложенные на них обязанности | Исполнители (подрядчики) могут выполнять работу как самостоятельно, так и с помощью третьих лиц |
| 7. Оплата работы | Работники получают заработную плату. Оплата в неденежной форме не может превышать 20% | Исполнители (подрядчики) получают вознаграждение. Форма вознаграждения может быть любая |
| 8. Сроки оплаты | Заработная плата выплачивается не реже чем два раза в месяц | Вознаграждение выплачивается исполнителям (подрядчикам) в сроки, определенные договором, по факту выполнения работы |
| 9. Гарантии | На работников распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством | На исполнителей (подрядчиков) не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством |
Преимущества трудового договора для работодателя:
- Работник по трудовому договору, обязан подчиняться трудовой дисциплине, т. е. он должен определенное время находиться на своём рабочем месте и выполнять порученную ему руководителем работу.
- За нарушение трудовой дисциплины работник будет нести ответственность, а за неоднократные нарушения он может быть вообще уволен. Фактически под нарушением трудовой дисциплины можно понимать даже разглашение коммерческой тайны.
Преимущества гражданско-правового договора для работодателя:
- Не обременяет работодателя целым рядом обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством.
- Имеет налоговые преимущества. С вознаграждения по такому договору не надо платить страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (если только обязанность по их начислению прямо не оговорена условиями договора). Кроме того, на эти вознаграждения не нужно начислять страховые взносы.
Важно!
Подмена работодателем трудовых отношений гражданско-правовыми не только ущемляет права работника, но и может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя в виде штрафов, пеней, доначислений взносов т. д.
ОФОРМЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЙ С РАБОТНИКОМ, НАНЯТЫМ ПО ДОГОВОРУ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА
Заключение гражданско-правового договора производится по правилам, установленным Гражданским кодексом РФ.
В договоре указывается выполняемая работа (оказываемая услуга), срок ее выполнения и стоимость работ.
В этом случае не надо оформлять кадровые документы. Не надо издавать приказ о приеме на работу. Запись в трудовую книжку не вносится.
Ответственность за неправомерное заключение гражданско-правового договора вместо трудового
Трудовое законодательство запрещает заключать гражданско-правовые договоры в ситуациях, когда имеют место трудовые отношения.
За заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:
от 10 000 до 20 000 руб. – для должностных лиц;
от 5 000 до 10 000 руб. – для индивидуальных предпринимателей;
от 50 000 до 100 000 руб. – для организаций (п. 3 ст. 5.27 КоАП РФ).
ОФОРМЛЕНИЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ ПО ТРУДОВОМУ ДОГОВОРУ
Пошаговая инструкция оформления работника на работу по трудовому договору:
Шаг 1. Получение от работника заявления о приёме на работу.
Трудовой кодекс не предусматривает подачи работником заявления о приеме на работу, при этом данный документ всё-таки стоит иметь.
Шаг 2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами.
Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Шаг 3. Заключение с работником трудового договора.
Согласно ст. 67 Трудового кодекса трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
При наличии оснований заключается договор о полной материальной ответственности (возможно только со строго определенным законодателем кругом работников, который определен в Приложении №1 к постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85).
Шаг 4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке.
Например, трудовой договор может регистрироваться в Журнале регистрации трудовых договоров.
Шаг 5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.
Шаг 6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму — № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Шаг 7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации приказов(распоряжений).
Шаг 8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись.
Согласно статье 68 Трудового кодекса приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Шаг 9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.
Согласно статье 66 Трудового кодекса работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Шаг 10. Внесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Формы этих книг утверждены Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Шаг 11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.
Личная карточка имеет унифицированную форму – Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Шаг 12. Оформление личного дела работника.
Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью.
Шаг 13. Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником.
Согласно требований статьи 64.1 Трудового кодекса работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Трудовой договор – важнейший документ в правоотношениях между работником и работодателем (ч. первая ст. 16, ст. 56 ТК РФ). Если организация оформит трудовой договор ненадлежащим образом, ей грозит ответственность в виде штрафа до 100 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ).
Возьмем трудовой договор и рассмотрим его в деталях с точки зрения оформления. Закон выделяет в трудовом договоре сведения и условия (ст. 57 ТК РФ). Сведения стороны фиксируют (1), (2), (3), (4), (5), (18), (19), (20). А об условиях – договариваются. Например, о размере оплаты труда (абз. 5 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с теми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ч. третья ст. 68 ТК РФ).
Необходимые сведения. К ним относятся место и дата заключения трудового договора (1), (2) – необходимые сведения (абз. 6 ч. первой ст. 57 ТК РФ). Учтите, что местом заключения трудового договора с дистанционным сотрудником будет местонахождение работодателя (ч. первая ст. 312.2 ТК РФ). Даты заключения трудового договора, вступления его в силу, начала работы сотрудника могут не совпадать (ч. первая–третья ст. 61 ТК РФ) (1), (10), (11).
Наименование работодателя (3) должно соответствовать учредительным документам (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003). Укажите сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (4), (20).
Обязательно фиксируйте сведения (Ф.И.О.) о работнике, заключившем трудовой договор (5). Вносите эти данные в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность (абз. 2 ч. первой ст. 57, абз. 2 ч. первой ст. 65 ТК РФ).
В разделе «Адреса, реквизиты и подписи сторон» должны быть (абз. 3–5 ч. первой ст. 57 ТК РФ): ИНН работодателя (18); данные документа, удостоверяющего личность сотрудника (иногда их включают в преамбулу) (19).
Законодатель делит условия трудового договора на:
– обязательные (перечислены в ч. второй ст. 57 ТК РФ): место работы, трудовая функция работника, дата начала работы, условия оплаты труда и др. (7), (8), (9), (11), (12), (13), (16);
– дополнительные (ч. четвертая и пятая ст. 57 ТК РФ): условие об испытании, об уточнении места работы (структурное подразделение), о неразглашении охраняемой законом тайны и др.
Отсутствие дополнительных условий является не нарушением, а волеизъявлением сторон трудового договора.
Обязательные условия. По сложившейся практике в трудовом договоре прописывают, что работа является основной (6). Закон требует указания на то, что работа будет выполняться по совместительству (ч. четвертая ст. 282 ТК РФ).
Включите пункт о месте работы (7). В общем случае в качестве такового вписывают наименование организации и ее местонахождение. Если же сотрудник принимается в обособленное структурное подразделение (филиал, представительство), которое находится в другой местности, потребуются дополнительные уточнения. Тогда оговаривается еще и обособленное структурное подразделение, и его местонахождение (абз. 2 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Обязательно закрепите трудовую функцию сотрудника (8). Укажите должность строго в соответствии со штатным расписанием (письма Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 и
от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Из трудовой функции может вытекать особый характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.). В таком случае соответствующая оговорка должна присутствовать в тексте (абз. 8 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Пункт об условиях труда на рабочем месте (9) должен быть в трудовых договорах всех работников (абз. 9 ч. второй ст. 57 ТК РФ). При приеме на вредную, опасную работу в тексте трудового договора нужно оговорить гарантии и компенсации за труд в таких условиях (абз. 7 ч. второй ст. 57, ст. 147 ТК РФ).
Пример трудового договора
Всегда указывайте: дату начала работы (11). Многие применяют формулировку: «Работник обязан приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу» (ч. третья ст. 61 ТК РФ). Такой подход вызывает споры. Получается, что стороны не договорились о конкретном дне, когда сотрудник выйдет на работу.
Необходимо обозначить режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил, действующих у работодателя (12), условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада (13), условие об обязательном социальном страховании сотрудника (16). Что касается доплат, надбавок и поощрительных выплат, вы можете сделать отсылку к локальным нормативным актам.
Дополнительные условия. По соглашению сторон в трудовой договор можно включить условие об испытании (абз. 3 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Есть категории сотрудников, которым испытание устанавливать нельзя (ч. четвертая ст. 70 ТК РФ): беременным, сотрудникам моложе 18 лет и др.
Вы вправе указать в трудовом договоре внутреннее подразделение, в которое принимаете сотрудника на работу (абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ).
Например, финансовый или юридический отдел. Однако в таком случае, чтобы перевести сотрудника из одного отдела в другой, потребуется получить его письменное согласие (ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).
Важно!
С 5 ноября 2014 года сотрудник вправе сам выбрать банк, куда перечислять зарплату, написав заявление (ст. 136 ТК РФ). Этот пункт можно включить, чтобы проинформировать работника о такой возможности (15).
Также в трудовом договоре можно уточнить права и обязанности сторон применительно к условиям работы сотрудника (абз. 8 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Трудовой договор должны подписать обе стороны (ч. первая ст. 61 ТК РФ). Проследите, чтобы работник дополнительно расписался о том, что получил свой экземпляр трудового договора и указал дату (21) (ч. первая ст. 67 ТК РФ).
ГАРАНТИИ РАБОТНИКОВ НА ПРИМЕРЕ ОТПУСКА
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок предоставления отпуска:
- Письменное уведомление работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Уведомление готовится в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон).
- Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.
- Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
- Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись. Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением).
- Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
- Выплата работнику отпускных.
Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
- Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
- Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.
- Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Увольнение работника по соглашению сторон:
Согласно п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ основанием прекращения трудового договора является соглашение сторон. Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.
Шаг 1. Оформление соглашения о расторжении трудового договора в письменной форме.
В данном соглашении допускается включение дополнительных условий, связанных с увольнением, например, условия о выплате работнику компенсации в связи с увольнением. Соглашение оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), если большее количество экземпляров не предусмотрено у данного работодателя.
Шаг 2. Регистрация соглашения в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации соглашений к трудовым договорам с работниками (не обязательный шаг).
Шаг 3. Вручение работнику его экземпляра соглашения.
Получение работником экземпляра соглашения следует подтвердить подписью работника на экземпляре соглашения, остающемся на хранении у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр соглашения мною получен».
Шаг 4. Издание приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Шаг 5. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
Шаг 6. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора под подпись.
В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) необходимо произвести соответствующую запись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Шаг 7. Оформление записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора работником (увольнении).
Шаг 8. Расчет с работником.
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Согласно ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Закон устанавливает ограничения размеров выходных пособий, компенсаций и иных выплат в связи с прекращением трудовых договоров для отдельных категорий работников (ст. 349.3 ТК РФ).
Шаг 9. Оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке — данные записи работник заверяет своей подписью в установленном порядке.
Согласно п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Шаг 10 .Изготовление копии трудовой книжки увольняемого работника для архива работодателя (по желанию работодателя).
Шаг 11. Выдача работнику трудовой книжки в день увольнения.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Шаг 12. Подтверждение факта выдачи работнику его трудовой книжки.
Работник своей подписью подтверждает факт получения своей трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма этой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Шаг 13. Выдача справки/справок о сумме заработка (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Увольнение работника по собственному желанию:
Шаг 1. Получение от работника заявления об увольнении по собственному желанию.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ
Пошаговая процедура увольнения по собственному желанию работника, у которого еще не истек срок испытания, аналогична, но обратите внимание на срок предупреждения. Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.
Шаг 2. Регистрация заявления в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников (по желанию работодателя).
Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Шаг 4. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
Шаг 5. Ознакомление работника с приказом (распоряжением)
Шаг 6. Оформление записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Шаг 7. Расчет с работником.
Шаг 8. Оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке.
Шаг 9. Изготовление копии трудовой книжки увольняемого работника для архива работодателя.
Шаг 10. Выдача работнику трудовой книжки в день увольнения.
Шаг 11. Подтверждение факта выдачи работнику его трудовой книжки.
Шаг 12. Выдача справки/справок о сумме заработка (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Электронные трудовые книжки начинают формировать с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Переводить на электронный формат можно только с согласия работника.
Исключение — сотрудники, которые впервые устроится на работу с 2021 года. По ним все сведения о периодах работы с перового работодатель ведет только в электронном виде. То есть оформлять им бумажную трудовую книжку не будут.
Все остальные сотрудники до 31 декабря 2020 года включительно должны подать работодателю письменное заявление — о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Обратите внимание, что работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную книжку на руки. После этого работодателя освобождают от ответственности за ее ведение и хранение. Причем в бумажной книжке, перед тем как отдать ее сотруднику, надо внести запись о подаче работником заявления о переходе на электронный вариант.
ПФР просит предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и ее можно продолжать использовать наравне с электронной. Более того, работник должен хранить бумажную книжку, так как в электронной версии фиксируют только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Работникам, по которым не ведут бумажные трудовые книжки, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Сделать это надо тем способом, который работник указал в заявлении. Есть два варианта — на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, при ее наличии у работодателя.
Шаг 1. Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка
Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. Правила оформляют, как приложение к коллективному договору (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК). Если коллективного договора в организации нет, то Правила оформите как самостоятельный документ.
В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:
– при оформлении на работу работник предъявляет работодателю бумажную трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде;
– при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в бумажном или электронном виде на выбор работника – в течение 2020 года, в электронном виде – с 2021 года;
– при увольнении работодатель выдает ему трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника.
Шаг 2. Обеспечьте техническую готовность своей компании, чтобы подавать СЗВ-ТД в ПФР
Обновите ваши бухгалтерские и кадровые программы под новые правила, потому что с переходом на электронные трудовые для работодателей ввели две новые формы отчетности.
Первый отчет, которые должны подавать работодатели, это СЗВ-ТД. Его передают в ПФР ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. В форме те же сведения, которые работодатель указывает в трудовой книжке и сведения, которые идентифицируют сотрудника.
Правительство утвердило постановление от 26.04.2020 № 590, в котором обязало работодателей сдавать в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД на следующий день после того, как приняли или уволили работника. Новые правила заработали с 27 апреля 2020 года.
По работникам, которых приняли или уволили с 27 апреля и по 31 декабря 2020 года, отчитывайтесь не позднее следующего рабочего дня после их увольнения или приема ( подп. «в» п. 1, п. 3 постановления № 590).
Особые правила установили на тот случай, если компания уволила или приняла сотрудников в период с 1 апреля до 26 апреля включительно.Отчет на таких работников вы должны сдать 28 апреля (подп. «а» п. 1 постановления № 590).
Второй отчет — СТД-Р. Его предоставляйте тем, кто работает у вас по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным работникам.
Чтобы получить сведения о трудовой деятельности, сотрудники должны прислать письменный запрос. Когда получите его, у вас будет три рабочих дня, чтобы составить и вручить сотруднику форму СТД-Р. Кроме того, в последний рабочий день выдавайте отчет всем, кто увольняется из компании.